Yuk, cari tahu apa itu warehouse management beserta peran fungsinya dalam pergudangan!
Pendahuluan: Pengenalan tentang Pengelolaan Warehouse dan Pentingnya dalam Bisnis Logistik
Manajemen yang efektif dapat dicapai dengan mengurangi biaya dan memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat dan akurat. Sehingga Anda tidak akan mendengar keluhan tentang pengiriman yang tertunda atau tidak akurat, dan biaya operasional yang meningkat.
Seringkali proses dalam gudang ini tidak terlihat oleh pelanggan, meskipun proses ini memainkan peran penting di balik layar, seperti memastikan pengiriman tepat waktu. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen gudang yang efektif biasanya memastikan bahwa semua proses gudang dilakukan dengan cepat dan akurat.
Implementasi sistem pengelolaan gudang yang efektif misalnya, manajemen gudang akan mengoptimalkan penggunaan ruang gudang untuk memaksimalkan penyimpanan inventaris, membuat inventaris mudah ditemukan oleh staf, memastikan jumlah staf yang memadai, memenuhi pesanan secara efisien, dan mengkoordinasikan dengan pemasok dan perusahaan transportasi untuk memastikan barang tiba dan dikirim tepat waktu.
Manajemen gudang yang baik yaitu, layanan cepat dan berkualitas tinggi dengan harga terjangkau, dapat menyebar ke seluruh rantai pasokan dan memperkuat hubungan dengan pemasok dan pelanggan.
Banyak perusahaan beralih ke sistem manajemen gudang, karena mengoptimalkan manajemen gudang dapat menjadi tugas warehouse yang rumit karena banyaknya komponen yang terlibat.
Perbedaan Warehouse Management dan Supply Chain Management
Warehouse management merupakan bagian dari supply chain management. Supply chain management lebih fokus pada pemasok, produsen dan pengecer, sedangkan warehouse management fokus pada logistik warehouse, penyimpanan, pergudangan, dan perpindahan barang.
Tujuan dari supply chain management adalah untuk mengoptimalkan keseluruhan rantai pasokan untuk memenuhi permintaan pelanggan sambil meminimalkan biaya. Tujuan warehouse management adalah mengoptimalkan operasi gudang untuk memastikan bahwa inventaris tersedia untuk memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu dan efisien.
Peran Utama Pengelolaan Warehouse dalam Menjaga Efisiensi dan Ketepatan Rantai Pasokan
Pengoperasian pergudangan sangat penting untuk rantai pasokan. Strategi bisnis Anda dapat sangat dipengaruhi oleh cara Anda menyimpan dan mengelola barang.
Gudang umum menyimpan produk musiman sebagai stok cadangan dengan layanan pelanggan terbatas, penanganan minimal, dan transportasi minimal. Di sisi lain, gudang distribusi menawarkan berbagai layanan untuk penyimpanan jangka pendek.
Penanganan, distribusi, transportasi, dan pemenuhan pesanan adalah semua layanan yang termasuk dalam peran pengelolaan warehouse ini. Berikut adalah beberapa fungsi yang dimainkan oleh pergudangan dalam pengelolaan rantai pasokan.
1. Penyimpanan yang Efisien
Bahan-bahan yang disimpan dengan efisiensi pengelolaan warehouse termasuk sebagai bagian dari manajemen rantai pasokan. Ketika bahan disimpan dengan benar, pengiriman bahan ke pelanggan menjadi lebih cepat dan efisien. Bahan-bahan disimpan di gudang sedemikian rupa untuk menjaga kualitasnya tetap tinggi.
Saat mencari fasilitas penyimpanan (gudang), ada beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan untuk mengoptimalkan teknik penyimpanan. Yang terpenting, Anda harus memastikan bahwa gudang yang Anda pilih sesuai dengan kebutuhan produk Anda. Misalnya, jika Anda memasok barang yang mudah rusak, Anda mungkin perlu mencari gudang yang dapat dikontrol suhunya.
Jika Anda perlu menyimpan barang impor, Anda mungkin ingin mempertimbangkan gudang berikat khusus untuk menyimpan bahan Anda hingga diperiksa dan diotorisasi untuk dipasok ke pelanggan. Jika Anda bergerak di sektor penyimpanan makanan, Anda harus memilih gudang berlisensi food grade yang memenuhi peraturan FDA.
Perusahaan yang menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) memiliki optimalisasi manajemen rantai pasokan yang canggih. Perusahaan melacak barang yang disimpan untuk merampingkan pengiriman masuk dan keluar. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga rantai pasokan tetap bergerak.
2. Lokasi yang Strategis
Lokasi gudang Anda dapat membuat atau menghancurkan rantai pasokan Anda. Anda dapat memilih gudang di sepanjang rute pasokan Anda atau di dekat pelabuhan, tempat Anda akan mengirim barang atau menerimanya. Anda harus memilih lokasi yang akan membantu Anda memindahkan barang dari satu titik ke titik lainnya dengan cepat.
Lokasi gudang Anda dapat membantu Anda mengembangkan bisnis dengan menarik lebih banyak pelanggan dan investor. Proses manajemen rantai pasokan yang efisien dapat memberi Anda manfaat ini dan masih banyak lagi. Lokasi yang strategis dapat membantu meningkatkan perputaran inventaris dengan mengoptimalkan rantai pasokan untuk memenuhi permintaan di pasar.
3. Manfaat Ekonomi
Sebuah gudang mengoptimalkan rantai pasokan yang menciptakan berbagai manfaat ekonomi bagi perusahaan. Gudang menyimpan barang-barang Anda untuk digunakan nanti ketika permintaan tinggi. Hal ini memastikan stabilitas harga dan mengurangi kerugian pendapatan. Permintaan musiman untuk produk memungkinkan gudang memainkan peran penting dalam rantai pasokan.
Ini membantu memangkas biaya pengiriman keluar, biaya transportasi, dan biaya pengiriman. Pergudangan juga menyeimbangkan antara permintaan dan penawaran dalam rantai pasokan, sehingga meningkatkan keuntungan dalam bisnis.
4. Operasi Penambahan Nilai
Gudang membantu meningkatkan nilai utilitas barang dalam manajemen rantai pasokan. Pergudangan memastikan bahwa produk Anda berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Anda dapat menerapkan praktik terbaik gudang untuk memastikan bahwa semua operasi perusahaan dikelola dengan baik. Hal ini menambah nilai yang cukup besar bagi kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Proses seperti cross-docking, penggabungan pesanan, pencampuran produk, pengemasan pesanan, dan banyak lagi lainnya terjadi di satu tempat (gudang), sehingga menambah nilai pada keseluruhan sistem manajemen pasokan. Hal ini juga membantu meningkatkan kontrol kualitas dalam rantai pasokan. Pergudangan memastikan tidak ada proses yang terburu-buru yang tidak perlu, yang menyebabkan kesalahan dan ketidakakuratan.
5. Meningkatkan Manajemen Risiko
Pergudangan meningkatkan manajemen risiko dengan melindungi perusahaan Anda dari fluktuasi harga di pasar. Gudang dapat menyimpan barang ketika permintaan dari pemasok turun dalam rantai pasokan. Selain itu, sebagian besar produk di gudang diasuransikan.
Oleh karena itu, Anda dapat menerima kompensasi dari perusahaan asuransi jika terjadi pencurian, kebakaran, atau kerusakan. Hal ini membantu Anda tetap berbisnis dengan klien Anda dan proses dalam rantai pasokan berjalan secara efisien.
Overview dari Struktur dan Proses Pengelolaan Warehouse yang Efektif
1. Pengertian Pengelolaan Warehouse
Pengelolaan warehouse adalah prinsip dan proses yang terlibat dalam menjalankan operasi gudang sehari-hari seperti, penerimaan barang di warehouse dan pengelolaan ruang gudang, penjadwalan tenaga kerja, pengelolaan stok dan inventaris, dan pemenuhan pesanan.
Jika Anda memperhatikan lebih dekat, Anda akan menemukan bahwa efektivitas pengelolaan warehouse melibatkan pengoptimalan dan pengintegrasian setiap proses tersebut untuk memastikan bahwa semua aspek operasi gudang bekerja sama dengan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Dengan menerapkan pengelolaan warehouse yang efektif, tentunya akan berdampak pada banyak hal. Seperti mendapatkan manfaat ekonomi, meningkatkan manajemen risiko, dan lain sebagainya.
Suatu bisnis yang memiliki gudang atau menggunakan layanan 3PL warehouse, pasti menerapkan pengelolaan warehouse yang baik. Namun, kira-kira kapan suatu bisnis perlu menerapkan warehouse management system dalam gudangnya?
Jika Anda tidak memiliki banyak ruang, Anda memerlukan WMS yang diimplementasikan dengan benar, yang dapat Anda gunakan untuk mengoptimalkan tata letak dan proses gudang Anda. Dengan mengotomatiskan manajemen gudang, Anda dapat mencapai hasil yang lebih baik dari ruang yang sama, serta menunda perpindahan ke ruang yang lebih besar bahkan jika perusahaan Anda tumbuh.
Perputaran yang tinggi dan beban kerja yang tidak merata juga bisa menjadi alasan penerapan Warehouse Management System dalam bisnis Anda. Lingkungan kerja yang tidak stabil, banyak tugas administratif manual, dan beban kerja yang tidak merata dapat menyebabkan pekerja menjadi frustasi, tidak puas dengan pekerjaan mereka, dan menurunkan tingkat kepuasan kerja mereka.
Mungkin ini waktunya untuk beralih ke WMS jika Anda merasa menghabiskan banyak waktu untuk merekrut, melatih, dan mengatur staf secara mikro tentang apa yang harus dilakukan dan di mana segala sesuatunya berada.
2. Perencanaan dan Penerimaan Barang
Proses pengelolaan warehouse yang efektif meliputi perencanaan penerimaan barang yang baik. Proses perencanaan dibutuhkan untuk mengantisipasi kebutuhan stok dan inventaris di kemudian hari. Tentunya warehouse akan melakukan penjadwalan rutin untuk penerimaan barang dari pemasok.
Setelah barang diterima dari pemasok, gudang harus melakukan verifikasi dan inspeksi kualitas barang di warehouse. Hal ini untuk mencegah gudang menerima barang yang rusak atau tidak sesuai. Semua barang yang diterima kemudian di dokumentasi dan dikelola dalam gudang.
3. Pengelolaan Inventaris dan Penyimpanan
Gudang memfasilitasi manajemen inventaris yang baik dan tingkat akuntabilitas yang tinggi. Kontrol inventaris membantu Anda mengakses data secara real-time agar rantai pasokan berjalan dengan lancar.
Dalam lingkungan manajemen rantai pasokan, kontrol inventaris membantu mencocokkan pasokan dengan permintaan. Hal ini membantu meningkatkan pengalaman pelanggan Anda karena semua yang ada di gudang sesuai dengan standar.
Gudang menyimpan barang Anda, memberikan Anda data yang dapat diandalkan tentang kapan harus memasok dan mengisi ulang. Sehingga pemantauan dan penyesuaian stok barang dapat dilakukan secara akurat. Jika suatu barang kehabisan stok, Anda juga dapat menawarkan opsi alternatif kepada pelanggan Anda (membuktikan bahwa Anda selalu bisa mengirimkannya).
Selain itu, penyimpanan barang di gudang juga memperhatikan aspek kerapian penataan dan penyusunan barang di gudang. Hal ini dilakukan agar ruang gudang tertata, staf pun dapat dengan mudah mencari barang yang disimpan. Dengan menggunakan prinsip desain warehouse layout yang baik, semua hal ini pun dapat dicapai.
4. Manajemen Pengiriman dan Pengeluaran Barang
Gudang merupakan bagian yang tidak terlepas dari distribusi produk ke pemasok dan pemenuhan pesanan. Proses persiapan pengiriman barang dari warehouse, meliputi proses picking dan packing pesanan. Setelah proses persiapan selesai, barang akan dikirimkan ke pelanggan. Dengan manajemen gudang yang efektif, proses pengelolaan pengiriman pasti akan tepat waktu.
Pengelolaan pergudangan dan inventaris juga dilakukan saat barang keluar. Dengan adanya pengelolaan inventaris, Anda pun dapat mengetahui secara real time stok yang keluar. Anda dapat langsung mengelola stok yang keluar dengan memesan barang ke pemasok, agar stok tidak sampai kosong.
Anda dapat meningkatkan efisiensi rantai pasokan Anda dengan memastikan pengiriman yang tepat waktu, distribusi inventaris, penyortiran, cross-docking, dan proses lainnya.
5. Pengembalian dan Keamanan Warehouse
Dalam pengelolaan warehouse, kemungkinan pengembalian barang ke warehouse adalah hal yang mungkin terjadi. Oleh sebab itu, diperlukan manajemen pengembalian barang dengan menangani dan menyortir kembali barang yang dikembalikan. Pengembalian barang ke stok adalah barang yang masih layak dan tidak rusak.
Menjaga keamanan warehouse dan gudang juga penting. Baik warehouse maupun 3PL harus memperhatikan ini. Hal ini membantu menghindari kerugian akibat pencurian atau vandalisme. Tanggung jawab keamanan dan pengelolaan warehouse tidak hanya untuk karyawan, tetapi untuk semua bagian gudang. Anda juga dapat meningkatkan sistem keamanan warehouse dengan kamera keamanan, alarm, dan patroli untuk mengamankan produk serta karyawan.
Kesimpulan
Pengelolaan warehouse adalah kunci untuk mengoptimalkan proses pergudangan. Peran utama pengelolaan warehouse meliputi semua layanan ini, seperti penanganan, distribusi, transportasi, dan pemenuhan pesanan. Memahami peran dan proses pengelolaan warehouse dapat meningkatkan efisiensi logistik bisnis.
Dengan menerapkan pengelolaan warehouse yang efektif, tentunya akan berdampak pada banyak hal. Seperti mendapatkan manfaat ekonomi, meningkatkan manajemen risiko, dan lain sebagainya. Itulah pentingnya menerapkan sistem dan praktik yang efektif dalam keberhasilan bisnis dan pengelolaan warehouse.
