Bagi pelaku bisnis, istilah warehouse tentu sudah tidak asing lagi bagi Anda, bukan? Tapi kira-kira apakah Anda sudah memahami betul tentang apa saja fungsi warehouse dalam peranannya mengelola pergudangan juga apa saja tanggung jawab yang dimiliki oleh warehouse?
Jika kamu masih belum cukup memahami fungsi, peran, dan tanggung jawab warehouse secara detail, jangan khawatir. Karena dalam artikel kali ini, Anda akan menemukan jawabannya. Yuk, simak hingga akhir artikel ini!
Mengenal Sistem Gudang dan Bedanya dengan Warehouse
Sebelum masuk ke pembahasan mengenai tugas warehouse, tidak ada salahnya berkenalan dengan sistem gudang terlebih dahulu. Sistem gudang meliputi pengelolaan, penyimpanan, dan pendistribusian barang.
Keberadaan sistem gudang meningkatkan efisiensi proses distribusi mulai dari penyimpanan produk, pengambilan produk, pengemasan produk, hingga pengiriman produk ke alamat penerima.
Untuk dapat bekerja secara maksimal, biasanya produk yang disimpan dalam warehouse akan diberi label dengan menggunakan kode. Produk-produk kemudian akan disimpan secara rapi dan teratur untuk mempermudah proses pengambilan dan pengiriman barang.
Perusahaan yang sering memanfaatkan sistem pengelolaan gudang biasanya merupakan pemilik usaha dengan banyak produk, baik dari jenis maupun jumlah. Beberapa perusahaan e-commerce yang tidak memiliki sistem pergudangan sendiri biasanya akan menggunakan jasa 3PL untuk menyimpan sekaligus mengurus produk hingga sampai ke alamat penerima.
Lalu apa sih perbedaan antara gudang dengan warehouse? Secara konsep, keduanya tampak sama, yaitu sebagai tempat penyimpanan barang yang memiliki peran untuk menghubungkan antara produsen, distributor, juga konsumen.
Namun dari segi area, warehouse pada umumnya dirancang dalam ukuran yang lebih besar jika dibandingkan dengan gudang, serta dilengkapi dengan beberapa fasilitas modern seperti rak penyimpanan yang lebih tinggi, sistem keamanan yang lebih canggih, sistem komputerisasi untuk pengelolaan data, hingga sistem pengaturan suhu udara, dan masih banyak lainnya.
Selain itu, posisi letak warehouse cenderung berdekatan dengan jaringan transportasi yang digunakan. Sebaliknya, area gudang pada umumnya lebih kecil daripada warehouse dengan fasilitas dasar dan sistem pengelolaan data yang lebih sederhana dan tidak jarang dilakukan secara manual.
Tugas Warehouse dalam Pengelolaan Pergudangan
Pada awalnya, kemunculan warehouse hanyalah sebagai tempat penyimpanan barang sebelum didistribusikan ke konsumen. Namun seiring berjalannya waktu, tugas warehouse menjadi lebih dari sekedar lokasi penyimpanan produk siap jual.
Saat ini, ketika membahas tentang warehouse dalam konteks perdagangan dan distribusi, Anda akan melihat banyak perkembangan di dalamnya, meskipun prinsip utamanya masih tidak jauh dari fungsi utama warehouse pada zaman dahulu.
Aktivitas utama dalam warehouse yang sering terjadi pada masa sekarang diantaranya adalah:
Penerimaan dan Peletakan Produk
Proses penerimaan barang di warehouse merupakan aktivitas umum dari pengelolaan gudang yang telah kita ketahui. Dalam proses ini, produk akan tiba dari supplier ataupun pabrik yang kemudian diterima oleh karyawan gudang untuk diperiksa sebelum akhirnya diinput ke dalam sistem warehouse yang telah disediakan.
Dalam proses penerimaan barang di warehouse, para petugas warehouse akan melakukan inspeksi kualitas barang di warehouse untuk memastikan produk yang diterima adalah produk dengan kualitas bagus yang sudah layak untuk dipasarkan. Selanjutnya, produk yang diterima akan didata sebelum akhirnya diinput ke dalam sistem.
Setelah produk selesai diperiksa dan diinput ke dalam sistem, selanjutnya karyawan gudang akan memindahkan produk-produk tersebut untuk diletakkan pada tempat tertentu sesuai dengan standar penyimpanan yang dibutuhkan oleh produk itu sendiri, seperti misalnya menyimpan makanan beku ke ruang penyimpanan dengan suhu 24 derajat dibawah nol.
Tata letak gudang juga diatur sedemikian rupa dengan mempertimbangkan efisiensi pergudangan, memudahkan karyawan warehouse pada saat pengambilan barang dengan mempertimbangkan keselamatan karyawan di warehouse, serta mengutamakan kecepatan dan ketepatan proses pemenuhan pesanan.
Dispatching
Dispatching merupakan proses penyerahan pesanan produksi ke fasilitas operasi dengan melalui tahapan pelepasan pesanan dan instruksi sesuai dengan rencana produksi yang telah disusun.
Secara umum, ada sedikitnya 6 tahapan umum yang harus dilakukan ketika proses dispatching, seperti:
- Mendapatkan otorisasi untuk melepaskan alat yang diperlukan dalam proses produksi;
- Proses otorisasi untuk melepaskan alat yang diperlukan untuk proses produksi dan akan diambil oleh karyawan yang bersangkutan pada ruangan yang telah ditentukan;
- Memberikan instruksi kepada pekerja untuk melanjutkan proses operasi dan/atau produksi yang sedang berjalan;
- Melakukan pencatatan waktu mulai dan selesai dari kegiatan produksi sebagai dasar perhitungan pembayaran upah untuk pekerja yang berpartisipasi dalam produksi;
- Melakukan pemeriksaan pada proses produksi dan melakukan pencatatan penggunaan bahan baku yang nantinya akan disajikan dalam bentuk laporan;
- Memberikan otorisasi untuk melakukan pergerakan bahan dan komponen dari fasilitas satu ke lainnya guna melanjutkan proses produksi.
Penyesuaian Persediaan Antara Fisik dengan Data
Penyesuaian persediaan antara bentuk fisiknya dengan data yang telah diinput atau dikenal juga dengan istilah stock take. Pengusaha memerlukan pengelolaan inventaris warehouse yang tepat sehingga proses verifikasi antara data dengan fisik produk dapat terselesaikan secara akurat dalam waktu yang singkat.
Pelaporan
Selain pengelolaan stok di warehouse, tanggung jawab warehouse yang tidak kalah penting adalah pelaporan. Dalam proses ini, warehouse akan memberikan laporan yang berhubungan dengan stok barang di gudang.
Laporan yang diberikan selanjutnya dapat dijadikan acuan bagi pengusaha untuk mengambil keputusan atas bisnisnya, terutama dari segi pergudangan.
Tanggung Jawab Warehouse dalam Bisnis
Setelah mengenal lebih dalam tentang sistem warehouse berikut tugas lain dari warehouse disamping sebagai tempat penyimpanan barang, kini saatnya Anda mengetahui apa saja tanggung jawab atau peran warehouse dalam pengelolaan pergudangan, yaitu:
Memberikan Informasi Secara Aktual
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, warehouse memiliki tugas untuk memberikan laporan kepada pemilik usaha. Salah satu tanggung jawab dari warehouse adalah memastikan laporan tentang stok barang, pemenuhan pesanan, pengiriman, hingga ke kegiatan operasional gudang yang lain harus dilaporkan secara aktual.
Maksudnya adalah pengelola warehouse seperti contohnya perusahaan penyedia jasa 3PL warehouse, wajib memberikan informasi terbaru seputar kegiatan yang terjadi di dalam gudang sehingga bagian manajemen gudang dapat secara efektif dan efisien memantau serta mengelola kegiatan gudang.
Efektif dalam Melayani Pelanggan
Tanggung jawab dan fungsi warehouse dalam logistik bisnis lainnya adalah membantu Anda memaksimalkan pelayanan ke pelanggan. Ketersediaan sistem manajemen gudang akan membuat waktu pengiriman menjadi lebih singkat dengan tingkat kesalahan dalam pemenuhan pesanan dapat ditekan menjadi serendah mungkin.
Selain bertanggung jawab melakukan pengiriman secara tepat dan lebih cepat, kehadiran warehouse juga mempermudah proses pengembalian barang ke warehouse. Sistem warehouse diprogram untuk dapat memberikan layanan pelanggan yang responsif dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Manajemen pengembalian barang di warehouse tidak hanya melayani pelanggan yang mengajukan pengembalian produk namun juga akan melakukan pemeriksaan ketika barang sudah sampai kembali ke gudang. Hal ini dilakukan untuk memastikan produk yang dikembalikan masih dalam keadaan baik dan layak untuk dijual kembali.
Menjaga Keamanan Persediaan
Penyimpanan barang di gudang yang sudah tersistem dengan baik memudahkan pengusaha dalam memantau jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan oleh gudang secara aktual.
Tidak hanya itu, sistem keamanan warehouse dirancang sebaik mungkin untuk mencegah terjadinya kehilangan produk yang diakibatkan baik oleh faktor luar seperti pencurian, maupun faktor internal seperti kesalahan dalam pengambilan produk.
Keamanan gudang dan warehouse yang terjaga juga merupakan satu bagian penting untuk mencegah terjadinya kerugian akibat kelalaian dalam penjagaan produk. Karena itu, penting bagi pengusaha untuk memastikan warehouse yang digunakan sudah dilengkapi dengan sistem keamanan yang mumpuni.
Warehouse untuk Bisnis Anda
Setelah membaca penjelasan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa keberadaan warehouse bukan hanya sekedar menjadi tempat penyimpanan barang di gudang namun masih banyak lagi tugas dan tanggung jawab lainnya seperti melakukan penerimaan dan pemeriksaan kualitas barang, pendataan, pengemasan, pengiriman, hingga penyediaan laporan.
Dengan adanya aplikasi warehouse yang mumpuni, pengusaha akan lebih mudah dalam memantau produk-produk yang dijual. Bagi Anda yang baru merintis usaha dan memiliki keterbatasan biaya untuk mengelola gudang dengan maksimal, Anda dapat memilih untuk mempercayakan bisnis Anda kepada perusahaan penyedia jasa layanan logistik atau 3PL.
Bekerjasama dengan perusahaan 3PL akan sangat membantu Anda dalam menghemat biaya namun tetap bisa memiliki sistem operasi pergudangan yang baik. Perusahaan 3PL akan memastikan pengiriman barang dari warehouse diatur sebaik mungkin sehingga produk yang sampai ke tangan konsumen adalah produk dengan kualitas baik.
Perusahaan 3PL yang kompeten akan menjamin proses picking dan packing pesanan di warehouse dilakukan dengan teliti dan profesional. Produk yang diambil akan terlebih dahulu menjalani proses pemeriksaan untuk memastikan produk sudah sesuai dengan pesanan dan kualitas produk dalam keadaan baik.
Kemudian, produk akan masuk ke proses pengemasan dimana petugas warehouse akan mengemas produk sebaik mungkin untuk mengurangi potensi produk rusak dalam perjalanan menuju alamat penerima.
Selanjutnya, proses pengiriman barang dari warehouse akan diatur dengan memilih layanan ekspedisi yang paling tepat sehingga produk dapat sampai dengan cepat ke alamat penerima.
Pada umumnya, penyedia jasa 3PL juga memiliki sistem yang terhubung dengan e-commerce membuat Anda tidak perlu lagi khawatir tentang pengaturan stok barang di gudang karena Anda akan diberikan laporan aktual tentang jumlah produk yang tersedia.
Laporan yang diberikan memudahkan Anda dalam mengatur sistem pengurangan stok minimum dan maksimum sehingga produk tetap tersedia sesuai dengan kebutuhan penjualan.
Jika Anda sedang mencari penyedia jasa logistik bisnis dan warehouse yang terpercaya serta berpengalaman di bidangnya, sebaiknya Anda menghubungi Locad. Locad merupakan penyedia jasa 3PL yang sudah memiliki pengalaman dalam menangani ratusan brand besar dengan tingkat akurasi penyelesaian pesanan hampir mencapai 100%.
Locad bekerjasama dengan berbagai warehouse yang memungkinkan Anda melakukan pengiriman produk hingga ke seluruh Asia Pasifik. Ditambah lagi sistem teknologi yang ditawarkan oleh Locad memungkinkan Anda terhubung dengan stok penyimpanan lintas platform sehingga memudahkan Anda dalam melakukan pemantauan.
Tidak hanya itu, Locad juga akan memberikan pelayanan konsultasi yang akan membantu Anda menentukan jenis layanan seperti apa yang sesuai dengan bisnis Anda. Jadi tunggu apa lagi? Yuk kunjungi Locad sekarang dan dapatkan penawaran khusus sekarang juga!
