Pentingnya Administrasi Gudang dalam Pergudangan
Salah satu aspek dari manajemen gudang adalah administrasi gudang. Selain itu, salah satu komponen manajemen rantai pasokan adalah manajemen gudang. Ini berarti bahwa aspek yang berbeda dari administrasi gudang akan berdampak pada setiap aspek pemenuhan pesanan, mulai dari penyimpanan hingga pengiriman ke pelanggan.
Oleh karena itu, masuk akal jika fungsi manajemen rantai pasokan dan administrasi gudang sangat erat kaitannya. Secara khusus, administrasi gudang bertanggung jawab atas manajemen stok perusahaan. Menjalin komunikasi dengan pemasok untuk mengatur layanan pengiriman barang ke pelanggan juga termasuk dalam lingkup administrasi gudang.
Administrasi Adalah Fondasi Operasional Gudang
Administrator gudang memastikan gudang berjalan lancar dan semua inventaris berada di tempat yang seharusnya. Tugas administrasi gudang dalam posisi ini adalah melacak inventaris dan jadwal pengiriman, memenuhi kebutuhan departemen dalam perusahaan, dan memastikan lingkungan kerja bersih.
Administrasi gudang juga harus menjadwalkan pekerja dengan cara yang efisien, yang membuat pekerjaan berjalan lancar tanpa membebani jadwal.
Aspek dan Peran Administrasi Gudang
1. Apa itu Administrasi Gudang?
Proses pengelolaan administratif gudang dan mendokumentasikan semua operasi yang terjadi di gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang, dikenal sebagai administrasi gudang. Tujuan administrasi gudang adalah untuk memastikan bahwa semua operasi dikelola dengan baik, efektif, dan efisien.
2. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Gudang
Tanggung jawab admin gudang adalah mengawasi dan mengkoordinasikan aktivitas yang terjadi di gudang, seperti penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang. Selain itu, administrator gudang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua yang disimpan di gudang tertata rapi dan dalam kondisi baik.
Administrator gudang juga bertugas melacak dan mengelola inventaris komoditas yang disimpan di gudang, serta melakukan pengelolaan dokumen pergudangan yang terkait dengan operasional gudang.
a. Mencatat Barang yang Masuk
Pencatatan barang yang masuk merupakan bagian dari tugas dan tanggung jawab administrasi gudang. Dengan mencatat barang yang masuk, bisnis dapat mengetahui barang apa saja yang disimpan. Proses ini juga meliputi proses mengecek barang retur, apakah dapat disimpan kembali atau tidak.
Mencatat barang yang masuk dengan akurat dapat membuat gudang terhindar dari masalah kekurangan atau kelebihan stok.
b. Mengklasifikasikan Barang yang Masuk
Segala bentuk gudang yang sesuai harus memiliki lokasi atau titik sesuai tata letak gudang, untuk menerima pasokan yang baru saja dikirim. Bahan-bahan tersebut akan dikirim dan ditempatkan di area penyimpanan sesuai dengan lokasi di desain gudang.
Barang akan melalui proses pengelompokan barang gudang berdasarkan jenis, kategori, dan sifatnya. Tujuan dari pengklasifikasian barang ini adalah untuk memudahkan pencarian dan pengambilan barang yang diperlukan di kemudian hari. Ini adalah salah satu gambaran bagaimana pentingnya administrasi gudang.
c. Pengawasan dan Pemeriksaan Stok Barang
Selain mengklasifikasikan barang yang masuk, melakukan pemeriksaan dan pengawasan stok barang juga merupakan tugas administrasi gudang.
Anda akan mengetahui jumlah barang dagangan yang dapat Anda tawarkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki data stok yang akurat agar Anda tidak secara tidak sengaja memperbarui stok barang di toko Anda. Terutama jika perusahaan Anda telah berkembang, penjualan meningkat, dan perputaran inventaris meningkat.
d. Mengecek Masa Kadaluarsa Produk
Peran administrasi dalam pergudangan adalah memonitor masa kadaluarsa produk dan mengambil tindakan yang diperlukan. Operasi ini dilakukan terutama pada barang yang memiliki masa waktu pakai, seperti makanan. Hal ini diperlukan untuk mencegah penyimpanan produk yang telah expired.
3. Manfaat Administrasi Gudang
Berikut ini adalah beberapa keuntungan dari manajemen gudang:
- Meningkatkan efektivitas koordinasi dan pengelolaan aktivitas yang terjadi di gudang.
- Membantu bisnis dalam menjaga kondisi bersih dan pengaturan yang teratur dari semua barang yang disimpan di gudang.
- Membantu bisnis melacak dan mengelola inventaris produk di gudang sehingga dapat secara akurat menentukan jumlah dan sifat komoditas di gudang.
- Membantu bisnis mengawasi dan mengelola biaya yang terkait dengan operasional di gudang.
- Meningkatkan keamanan dan transparansi gudang karena manajemen yang efektif dapat membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi bahaya atau masalah yang dapat muncul di gudang.
- Meminimalkan risiko kerugian akibat produk yang kadaluarsa
4. Skill dan Kualifikasi Admin Gudang
Mengelola dan mengatur operasi yang terjadi di gudang, bekerja dengan baik dalam tim, mengelola dokumen dan informasi dengan tepat, serta mampu menganalisis dan memecahkan masalah dengan baik adalah beberapa skill yang dibutuhkan untuk admin gudang.
Selain itu, administrator gudang harus memiliki kemampuan komputer dan perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk administrasi gudang.
Profesi gudang lainnya, seperti manajer gudang atau supervisor gudang, mungkin membutuhkan tingkat keahlian yang lebih tinggi. Peran ini biasanya melibatkan kapasitas untuk perencanaan dan pengorganisasian serta kapasitas untuk mengawasi dan mengawasi aktivitas staf gudang.
Sedangkan, kualifikasi pertama bagi seorang administrator gudang adalah memiliki pemahaman yang memadai tentang cara mengkoordinasikan dan mengelola aktivitas yang terjadi di gudang.
Administrasi gudang juga harus dapat bekerja dengan baik dalam tim dan memiliki keterampilan manajemen dokumen dan pencatatan informasi yang diperlukan. Selain itu, administrator gudang harus mampu menilai dan menyelesaikan masalah dengan baik.
Selain itu, untuk menjadi administrator gudang harus memiliki pengalaman sebelumnya bekerja di gudang, dan kualifikasi yang dibutuhkan biasanya adalah gelar sarjana di bidang logistik atau administrasi bisnis. Administrator gudang harus memiliki keterampilan untuk melatih pekerja dalam penggunaan berbagai peralatan bergerak seperti forklift dan mesin lainnya.
5. Tujuan Administrasi dalam Gudang
Tujuan dasar dari administrasi gudang adalah untuk memastikan bahwa setiap aktivitas yang terjadi dalam gudang berjalan dengan efisien dan efektif.
Selain mencatat dan mengelola inventaris barang di gudang, hal ini juga mencakup penerimaan, penyimpanan, dan pengangkutan barang dagangan. Gudang dapat beroperasi pada efisiensi puncaknya dan membantu bisnis dalam mencapai tujuannya dengan manajemen yang sangat baik.
Selain itu, administrasi membantu dalam menjaga organisasi dan aksesibilitas semua dokumentasi yang terkait dengan aktivitas gudang.
Bisnis memerlukan administrasi gudang karena membantu dalam pengelolaan dan pengaturan semua kegiatan yang berhubungan dengan gudang, seperti penerimaan, penyimpanan, dan pengangkutan barang.
Hal ini membantu bisnis dalam menjaga kebersihan dan kualitas semua barang yang disimpan di gudang.
6. Dokumen Administrasi Gudang
Laporan penerimaan barang, laporan stok dan penyimpanan barang, laporan pengiriman barang, laporan inventaris barang, dan laporan keuangan adalah beberapa catatan administrasi gudang yang sering dibutuhkan.
Dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk membantu bisnis mengelola dan mengatur semua operasi yang terjadi di gudang, serta untuk memastikan bahwa semua barang disimpan di gudang dalam kondisi yang baik dan tersusun rapi.
Selain itu, catatan-catatan ini membantu bisnis melacak dan mengelola inventaris produk di gudang sehingga dapat secara akurat menentukan jumlah dan jenis barang yang ada di sana.
Adapun beberapa kegiatan karyawan yang mengharuskan karyawan untuk melakukan pengiriman, juga memerlukan dokumen yang dibuat oleh administrasi gudang. Administrasi gudang akan membuat surat jalan untuk karyawan yang bersangkutan.
7. Bagaimana Mengelola Gudang dengan Perangkat Lunak Manajemen Aset
Perangkat lunak manajemen aset adalah kategori perangkat lunak yang dibuat untuk membantu organisasi dalam mengelola aset fisik, yang dapat digunakan untuk mengelola gudang untuk efisiensi administrasi gudang.
Penggunaan perangkat lunak manajemen aset ini biasanya memiliki fungsi administrasi gudang untuk mengelola informasi aset, merencanakan dan melaksanakan tugas pemeliharaan, serta melacak dan melaporkan kinerja aset.
Kesimpulan
Administrasi gudang memegang peran kunci dalam menjamin kelancaran dan keberlanjutan operasional suatu perusahaan. Tanpa manajemen yang baik, kekacauan dapat dengan mudah terjadi dan berpotensi mengganggu alur kerja.
Administrasi gudang tidak hanya memastikan keteraturan, tetapi juga meningkatkan efisiensi pergudangan. Mulai dari pencatatan barang yang masuk, pengelolaan stok, hingga pemantauan masa kadaluarsa, setiap detail administratif mempengaruhi kesuksesan keseluruhan operasional gudang.
Selain itu, dengan kemajuan teknologi saat ini, penerapan sistem digital dalam administrasi gudang online menjadi semakin relevan. Dengan memanfaatkan teknologi, ditambah pemahaman mendalam tentang aspek-aspek administrasi, perusahaan dapat menjalankan pergudangan yang lebih terorganisir, cepat, dan produktif.
Jika Anda masih bingung dengan administrasi gudang ini, Anda bisa menyerahkan masalah Anda kepada pihak fulfillment Indonesia, yaitu Locad. Dengan menggunakan layanan Locad, semua masalah administrasi gudang akan ditangani dengan baik. Cukup dengan Locad, tidak perlu lagi membuat gudang pribadi yang mahal.
