Apakah Anda masih kebingungan mencari template untuk laporan stok barang Anda? Yuk simak contoh laporan stok barang gudang yang dikerjakan melalui microsoft excel melalui artikel ini, siapa tahu bisa membantu Anda dalam membuat rancangan laporan sendiri.
Laporan Stok Barang Gudang dalam Pengelolaan Inventaris
Tahukah Anda mengapa setiap lini usaha perlu memiliki laporan stok barang gudang yang paling akurat dan aktual? Sesungguhnya, laporan stok barang gudang bukan hanya untuk mengetahui seberapa banyak produk yang masih tersedia dalam gudang, tapi juga sebagai alat bantu untuk memeriksa apakah ada selisih kelebihan maupun kekurangan terhadap persediaan barang di gudang.
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah beberapa manfaat dari laporan stok barang gudang:
- Menyesuaikan jumlah barang di gudang dengan kuantitas barang dalam catatan pembukuan;
- Mengurangi potensi kehilangan barang, dimana ketika Anda melihat adanya perbedaan jumlah antara produk fisik dengan laporan, Anda bisa segera melakukan investigasi apakah terjadi kelalaian input data atau produk memang hilang;
- Mempercepat proses pengambilan keputusan terhadap barang yang rusak maupun barang yang hilang;
- Sebagai alat bantu untuk melakukan analisa perkembangan perusahaan dengan membandingkan laporan stok barang terbaru dengan laporan stok barang tahun sebelumnya.
Lalu, apa saja yang perlu Anda persiapkan untuk membuat laporan stok barang gudang? Berikut adalah beberapa bagian dari sistem gudang yang harus Anda persiapkan:
Anggota Gudang
Melakukan perhitungan stok merupakan sebuah pekerjaan yang tidak mudah dan melelahkan. Untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien, sebaiknya Anda mempersiapkan anggota gudang yang cukup sesuai dengan jumlah persediaan Anda di gudang.
Bagi Anda yang memiliki usaha dibidang produk makanan, obat-obatan, dan jenis usaha lain yang area penyimpanan produknya berada di gudang beku, sangat disarankan untuk menyiapkan anggota gudang yang lebih banyak dan dilengkapi dengan baju dingin sehingga pekerjaan dapat lebih cepat terselesaikan.
Tata Letak Gudang
Saat melakukan pemeriksaan dan perhitungan stok barang gudang (stock opname), Anda harus memastikan terdapat area peletakan produk yang mudah dijangkau oleh karyawan gudang untuk memudahkan proses perhitungan.
Akan lebih baik apabila sebelum melakukan perhitungan stok, Anda sudah terlebih dahulu menerapkan sistem penginputan data dengan barcode untuk semua produk yang ada di dalam gudang penyimpanan sehingga proses perhitungan stok dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Cek Kesesuaian
Pada bagian proses ini, tim audit perusahaan akan melakukan pemeriksaan untuk memastikan jumlah dan kondisi barang sudah sudah sesuai atau belum. Jika tim audit sudah memastikan data fisik dan perhitungan adalah sama dan benar, maka selanjutnya, hasil dari pemeriksaan gudang akan direkap dan disusun dalam bentuk laporan.
Laporan Stok Barang dengan Microsoft Excel
Memanfaatkan microsoft excel untuk laporan stok menjadi pilihan yang digemari oleh banyak pengusaha skala kecil menengah. Salah satu alasannya adalah karena membuat laporan manual dengan microsoft excel merupakan opsi yang lebih murah dan desainnya dapat disesuaikan dengan keinginan pemilik usaha.
Selain itu, Microsoft Excel telah menjadi andalan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi. Dalam aplikasi excel, terdapat berbagai menu mulai dari alat bantu, fitur, serta formula untuk selanjutnya Anda pergunakan untuk input data untuk diolah menjadi laporan.
Di era globalisasi yang mana semua informasi dapat diakses dengan mudah, Anda cukup melakukan pencarian dengan kata kunci contoh laporan stok excel dan Anda akan mendapatkan referensi yang bisa diterapkan untuk membuat laporan stok barang Anda.
Template Laporan Stok Barang
Karena Anda sudah sampai pada artikel ini, maka berikut adalah beberapa format atau template laporan stok yang dapat Anda pergunakan, seperti:
Judul Laporan
Seperti pembuatan dokumen pada umumnya, judul laporan harus dengan jelas menerangkan isi laporan yang disajikan berikut dengan periode data yang tertera. Contoh, Anda membuat laporan stok barang untuk periode Juli 2023, maka keterangan ini harus tertera dalam judul laporan Anda.
Informasi Perusahaan
Beberapa perusahaan memiliki regulasi untuk menuliskan nama lengkap perusahaan diikuti dengan alamat lengkap dan informasi kontak perusahaan pada setiap laporan yang diberikan (beberapa dalam bentuk kop surat). Namun, ada juga perusahaan yang hanya membutuhkan nama lengkap perusahaan tertulis pada setiap jenis laporan yang diberikan.
Untuk bagian ini, Anda dapat menyesuaikan dengan peraturan dan kebijakan dari perusahaan Anda karena bukan bagian dari template laporan stok.
Tanggal Laporan
Bagian penting yang tidak boleh Anda lupakan adalah penulisan keterangan tanggal laporan yang mencakup informasi tentang stok barang untuk periode tanggal tertentu. Bagian ini sangat penting untuk menginformasikan keakuratan dari laporan yang disajikan.
Informasi Barang
Dalam laporan stok barang harus tercantum kode, nama, kategori, jumlah, harga satuan, dan total nilai barang. Kode barang merupakan sederet kode unik yang digunakan untuk mengenali setiap barang secara individu. Keberadaan kode barang sangat penting untuk membantu staf gudang dalam memeriksa jumlah barang.
Nama barang digunakan untuk mendeskripsikan barang sedangkan kategori barang merupakan jenis barang yang di data. Jumlah barang merupakan ketersediaan unit yang ada untuk barang yang di data. Harga satuan merupakan harga untuk per unit barang, dan total nilai merupakan jumlah perkalian dari jumlah unit dengan harga satuan.
Bagian kategori barang merupakan opsional dan dapat Anda lewati jika tidak ingin terlalu banyak informasi muncul dalam laporan Anda. Namun untuk harga satuan dan total nilai, sangat disarankan untuk dimunculkan dalam laporan stok Anda karena akan memudahkan bagian keuangan dalam mendata jumlah ketersediaan di gudang secara finansial.
Total Jumlah Barang dan Nilai Keseluruhan
Untuk bagian total jumlah barang diisi dengan penjumlahan dari seluruh barang yang tercatat dalam laporan dan mencerminkan jumlah seluruh barang yang tercatat dalam laporan stok barang. Sedangkan total nilai keseluruhan merupakan penjumlahan semua total nilai barang yang tercatat dalam laporan stok barang.
Tanda Tangan dan Nama Penyusun Laporan
Sebagai penutup laporan, Anda perlu menambahkan nama lengkap penanggung jawab yang menyusun laporan serta dibubuhi oleh tanda tangan yang menandakan bahwa laporan akurat dan telah diverifikasi oleh individu yang memiliki otoritas.
Terakhir, format laporan yang dijelaskan di atas dapat Anda revisi sesuai dengan kebutuhan dan SOP dari perusahaan Anda. Laporan stok barang merupakan salah satu pekerjaan administrasi gudang yang memiliki tujuan penting, yaitu untuk menginformasikan stok barang secara jelas dan teratur.
Laporan stok barang yang tersaji dengan baik akan sangat membantu perusahaan dalam memonitor persediaan barang, membantu pihak yang berwenang dalam mengambil keputusan yang berhubungan dengan pengelolaan inventaris atau stok barang.
Sederhananya, laporan yang diolah menggunakan excel merupakan salah satu alat pengolahan inventaris sederhana yang disukai oleh banyak pengusaha. Selain karena biaya yang lebih murah, Anda juga dapat melakukan customisasi laporan stok sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan.
Laporan Stok Barang: Struktur Tabel Data
Agar lebih memudahkan Anda, berikut adalah contoh struktur tabel data stok yang mungkin dapat Anda jadikan sebagai referensi untuk merancang template laporan gudang versi Anda sendiri:
Langkah 1: Merancang Tabel
Sebagai permulaan, Anda dapat membuka aplikasi Microsoft Excel yang sudah terinstall pada PC/laptop Anda. Kemudian pada menu bar, pilih Insert lalu klik pada bagian Table. Jumlah kolom dan baris tabel dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Dalam artikel ini, contoh struktur tabel data stok yang dirancang memiliki jumlah 14 kolom dan 10 baris.
Pada baris pertama merupakan tempat untuk menulis Judul Laporan diikuti dengan nama lengkap perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin mengharuskan Anda mengisi alamat lengkap dan nomor yang bisa dihubungi, untuk bagian ini, dapat Anda sesuaikan sendiri dengan menambahkan satu baris untuk mengisi alamat dan nomor telepon aktif.
Langkah Kedua: Judul Kolom
Pada bagian ini, Anda menambahkan judul yang menerangkan setiap kolom yang digunakan. Beberapa perusahaan mengharuskan laporan dicatat per hari dan kemudian, direkap menjadi satu.
Dalam contoh artikel, struktur tabel data stok dibuat dengan asumsi perusahaan membutuhkan rekapan laporan ketersediaan barang yang dicatat per hari dan disajikan lengkap setiap bulannya. Selanjutnya dapat Anda pelajari dengan melihat contoh tabel di bawah ini:
Harga beli dan harga jual merupakan pilihan opsional yang dapat diikuti maupun dihilangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, apabila Anda memperlihatkan bagian ini dalam laporan stok barang, akan memudahkan bagian keuangan dalam menghitung persediaan produk dan evaluasi untuk pengambilan keputusan pembelian.
Langkah Ketiga: Pengisian Data
Selanjutnya, Anda dapat memulai pengisian data ke dalam tabel yang sudah disiapkan. Stok awal biasanya diisi mengikuti data pembelian. Untuk bagian stok masuk dan stok keluar barang harian, Anda dapat menyesuaikan antara persediaan di gudang dengan laporan pengeluaran barang dan penerimaan barang.
Pada bagian stok akhir, Anda dapat memasukkan rumus stok awal ditambah dengan jumlah stok masuk, dan dikurangi dengan jumlah stok keluar. Angka yang tertera pada kolom stok akhir harus sesuai dengan jumlah fisik barang yang tersimpan dalam gudang.
Karena penginputan dan kegiatan menghitung stok barang dilakukan secara manual, maka dibutuhkan ketelitian dan pemeriksaan berulang untuk menghindari adanya kesalahan input yang mengakibatkan ketidaksesuaian antara laporan pembukuan dengan stok fisik di gudang.
Penggunaan rumus untuk Anda yang menggunakan format seperti diatas cukup mudah, Anda cukup menjumlahkan saldo awal dengan setiap produk yang masuk dan dikurangi dengan produk yang sudah diangkut ke dalam armada pengiriman.
Apabila Anda membutuhkan kolom untuk melihat stok minimum dan stok maksimum, Anda dapat menambahkannya sendiri dalam format laporan stok barang yang Anda buat. Untuk contoh formatnya, dapat Anda lihat pada gambar berikut:
Untuk kolom “MAX QTY” atau jumlah stok maksimum, rumus excel yang digunakan adalah:
Sedangkan untuk kolom “MIN QTY” atau jumlah stok minimum, rumus yang digunakan adalah:
Anda juga dapat menambahkan satu kolom bantuan sebagai pengingat ketika stok barang sudah menipis dan perlu dilakukan order ulang. Rumus yang dapat Anda gunakan untuk kolom ini adalah:
Dengan adanya kolom pengingat ini akan memudahkan Anda dalam pengelolaan stok mendekati habis. Dikombinasikan dengan grafik stok barang secara berkala, memudahkan Anda dalam mengambil keputusan apakah produk yang akan habis tersebut harus dipesan kembali atau tidak.
Laporan Stok Barang: Visualisasi Grafik
Selain membuat laporan stok barang dalam bentuk tabel, Anda juga dapat membuat laporan stok barang dalam bentuk visualisasi grafik dengan cara:
- Input data yang ingin Anda ubah dari tabel menjadi grafik pada Microsoft Excel;
- Pilih/blok seluruh tabel kemudian klik menu Insert;
- Pilih model grafik yang sesuai dengan kebutuhan Anda, kemudian tekan “OK”;
- Grafik akan muncul sesaat setelah Anda menekan tombol “OK”.
Setelah grafik muncul, Anda masih dapat menyesuaikan desain dengan kebutuhan Anda melalui pilihan menu “Chart Design”. Tidak hanya itu, Anda juga dapat mengubah judul grafik sesuai dengan keinginan perusahaan. Penyajian dalam bentuk grafik memudahkan Anda dalam memantau perubahan stok dari waktu ke waktu.
Umumnya, data yang dibutuhkan untuk visualisasi data stok ini terdiri dari kelompok data per triwulan (tiga bulan), per semester (enam bulan), atau per tahun (dua belas bulan) sesuai dengan kebutuhan.
Dari grafik stok barang yang dihasilkan, Anda juga dapat mempelajari masa trend suatu produk dan melakukan forecasting atau peramalan penjualan yang berguna dalam proses pengambilan keputusan pembelian saat akan melakukan penambahan stok produk.
Laporan Stok Barang: Filter dan Sorting
Jika perusahaan Anda memiliki ratusan bahkan ribuan produk, atau Anda tempat penyimpanan Anda merupakan gudang online dengan ragam pilihan produk yang berbeda, maka penggunaan fungsi filter dan sorting akan mempersingkat waktu pengerjaan Anda.
Anda dapat mengaktifkan fungsi filter dan sorting pada tabel laporan stok barang yang telah dibuat dan menyusun laporan stok barang Anda berdasarkan kriteria (jenis barang, harga barang, dan lain sebagainya).
Untuk aktivasi fungsi filter dan sorting, yang perlu Anda lakukan adalah:
- Blok baris dan kolom yang berisi judul kolom;
- Pada menu home, pilih filter untuk mengaktivasi fungsi filter;
- Atau pilih sort untuk mengaktivasi fungsi sortir.
Filter dan sorting laporan stok akan sangat membantu Anda dalam menemukan produk saat penginputan. Anda juga dapat mengetahui produk mana saja yang perlu untuk dipesan kembali dan produk mana yang sisa persediaannya masih cukup banyak.
Efisiensi Penggunaan Laporan Stok Excel
Dalam upaya efisiensi penggunaan laporan stok yang Anda olah melalui excel, sangat disarankan untuk mengatur penyusunan data dengan rapi. Format untuk laporan yang Anda gunakan juga sebaiknya rapi dan konsisten untuk memudahkan Anda dalam pengolahan datanya.
Melakukan pencatatan, pemeriksaan, dan penyesuaian stok (update rutin) juga merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi laporan stok. Yaitu dengan menjamin data yang disajikan akurat dan up to date.
Kesimpulan
Microsoft Excel menjadi pilihan yang cukup cermat dalam menyajikan laporan stok barang. Penggunaan excel dalam inventaris sangat membantu staf gudang untuk menyajikan laporan aktual dan akurat seputar persediaan barang kepada pelaku usaha. Terlebih, aplikasi microsoft excel merupakan aplikasi yang telah ada pada setiap PC/laptop sehingga terjangkau oleh pengusaha kelas kecil menengah.
Setelah mempelajari panduan penggunaan laporan stok di atas, apabila Anda sudah memutuskan untuk menggunakan excel sebagai aplikasi pengolahan data stok, berikut dilampirkan beberapa tips laporan stok excel untuk memudahkan pekerjaan Anda:
- Biasakan untuk mengelompokkan produk sesuai dengan jenis. Contoh, jika Anda mengerjakan laporan gudang untuk bidang usaha tekstil, kelompokkan berdasarkan jenis produknya (kemeja wanita, kemeja pria, blouse, dress, celana, rok, dan sebagainya);
- Untuk mengurangi kesalahan pada pencatatan stok barang, sebaiknya Anda menyimpan nota pembelian dan pengeluaran barang dengan baik dan rapi. Dengan begitu, apabila terjadi selisih nominal antara laporan Anda dengan fisik di gudang, Anda dapat melakukan verifikasi ulang dengan memanfaatkan data dari nota.
Ketika Anda baru memulai bisnis, jumlah anggota yang Anda miliki mungkin belum memadai untuk membantu dalam memantau segala aktivitas gudang sekaligus menyediakan laporan. Kabar baiknya, sekarang Anda dapat bekerjasama dengan penyedia jasa fulfillment untuk membantu dalam melaksanakan aktivitas rantai pasok secara profesional dan terstruktur.
Locad sebagai salah satu perusahaan fulfillment Indonesia menawarkan kemudahan dalam aktivitas pemenuhan pesanan Anda hingga ke mancanegara. Locad memiliki warehouse di berbagai negara Asia Pasifik dan armada transportasi sendiri, sehingga produk Anda dapat sampai ke seluruh Asia Pasifik tanpa kendala.
Dilengkapi dengan sistem warehouse yang diperbaharui secara real-time, Anda juga tidak perlu mengkhawatirkan tentang laporan stok barang Anda. Yuk, kunjungi Locad sekarang dan dapatkan konsultasi gratis untuk menentukan jenis layanan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda sekarang juga!
