Warehouse dan warehouse staff adalah satu kesatuan yang tidak dapat terpisahkan. Tapi sebenarnya apa saja sih peranan para pegawai warehouse dalam sistem operasi pergudangan? Ayo pahami lebih dalam apa saja yang seharusnya menjadi tugas dan tanggung jawab dari staff warehouse melalui artikel ini.
Warehouse Staff: Apa dan Siapa?
Warehouse staff atau lebih dikenal sebagai karyawan gudang yang pekerjaan utamanya berhubungan dengan aktivitas pergudangan. Terlepas dari apapun jenis gudang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, peran dari karyawan gudang ini sendiri sangatlah penting bagi perusahaan di bidang apapun.
Hal ini dikarenakan warehouse staff yang mengatur serta memastikan pendistribusian produk berjalan lancar juga persediaan bahan baku mencukupi untuk kegiatan produksi.
Sederhananya, peran warehouse staff meliputi kegiatan merencanakan persediaan, penataan produk, pencatatan stok, memastikan produk tidak dalam masa kadaluarsa, dan kegiatan yang berhubungan dengan divisi logistik lainnya.
Tugas Warehouse Staff
Nah, setelah mengenal siapa warehouse staff dan apa yang menjadi peranan kuncinya dalam bidang pergudangan, maka saatnya membahas tentang apa saja yang menjadi tugas dari warehouse staff, yaitu:
Penerimaan Barang Masuk
Salah satu peran warehouse staff adalah menerima produk yang masuk ke warehouse. Pada proses ini, petugas warehouse memiliki tugas untuk melakukan pendataan dan pemeriksaan terhadap produk yang dikirimkan ke warehouse baik dari pemasok (supplier) maupun langsung dari pabrik (factory).
Saat melakukan penerimaan barang masuk, petugas warehouse harus memastikan jumlah produk yang dikirimkan sesuai dengan data yang telah diberikan. Setelah memastikan kuantitas (jumlah), petugas warehouse juga harus melakukan pemeriksaan terhadap kualitas dari produk yang telah diterima untuk memastikan produk tersebut siap dipasarkan.
Menyusun Barang
Setelah menyelesaikan tahapan penerimaan dan inspeksi kualitas barang masuk, selanjutnya warehouse staff bertugas untuk menyusun barang yang masuk. Penyimpanan barang di gudang harus disesuaikan dengan kebutuhan dari produk. Contohnya, produk makanan beku tentu saja harus disimpan di gudang dingin untuk menjaga kualitasnya.
Penyimpanan dan penataan barang di gudang sesuai dengan kategori yang telah disediakan bertujuan untuk memudahkan petugas warehouse ketika melakukan proses pemenuhan pesanan.
Memeriksa Barang yang akan Dikirim
Sebelum melakukan pengeluaran barang dari gudang, petugas warehouse harus terlebih dahulu memastikan produk yang diambil telah sesuai dengan pesanan yang diterima dari tim penjualan untuk menurunkan resiko terjadinya kesalahan pengiriman produk.
Petugas warehouse juga dapat melakukan pengawasan terhadap produk mana yang baru saja masuk ke warehouse dan apakah produk tersebut sudah didata sesuai dengan kondisi dan letak produk sehingga alur distribusi dapat berjalan dengan lancar dalam kurun waktu yang lebih cepat.
Melakukan Koordinasi Tim
Karena barang yang masuk dan keluar dari gudang merupakan tanggung jawab warehouse staff, maka sangat penting bagi karyawan warehouse untuk melakukan komunikasi dengan tim pergudangan dan logistik, untuk memastikan keluar masuknya produk berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Warehouse staff juga harus terus melakukan kolaborasi dalam pergudangan, menjaga komunikasi antar petugas warehouse untuk menjamin keselamatan di gudang selama proses penerimaan dan pemenuhan pesanan.
Melakukan Pemeliharaan Produk Secara Preventif
Selain pencatatan barang masuk, karyawan warehouse juga memiliki kewajiban untuk melakukan pemeriksaan produk secara berkala diluar dari pemeriksaan saat penerimaan barang, juga melakukan pemeliharaan barang guna menjaga kualitas dari produk tersebut tetap dalam keadaan terbaik.
Tidak hanya itu saja, karyawan warehouse juga berkewajiban untuk melakukan penyortiran kelayakan produk sesuai dengan SOP perusahaan untuk melancarkan proses distribusi. Sehingga, produk yang masuk dalam tahap penyortiran barang untuk ekspedisi merupakan produk yang memang layak untuk disalurkan ke konsumen.
Pendataan dan Pemenuhan Pesanan
Kesesuaian data yang akan diberikan dalam bentuk laporan dengan data realisasi di lapangan merupakan salah satu tugas dan tanggung jawab dari karyawan warehouse yang harus diperhatikan.
Karenanya, petugas warehouse harus selalu mendata jumlah produk masuk dan keluar berikut dengan spesifikasi produknya sehingga ketika diajukan dalam bentuk laporan, pemilik usaha bisa langsung mengetahui arus perputaran produk di warehouse dan produk mana saja yang telah sesuai dengan standar perusahaan.
Pemenuhan Pesanan dan Persiapan Pengiriman
Selanjutnya, petugas warehouse cenderung memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan pemenuhan pesanan mulai dari proses picking dan packing pesanan, dimana pesanan diambil sesuai dengan pesanan yang masuk dan dikemas sebaik mungkin agar ketika sampai ke alamat penerima, produk tetap dalam keadaan baik.
Dalam tahapan persiapan pengiriman, petugas warehouse harus berkoordinasi dengan bagian logistik atau pengiriman untuk mengatur jalur ekspedisi yang paling tepat untuk dipercayakan dalam pengantaran produk ke alamat penerima.
Menjaga Sanitasi Gudang
Kebersihan gudang juga merupakan salah satu bagian pekerjaan warehouse staff yang wajib untuk dilaksanakan, terutama bagi gudang dipakai untuk melakukan penyimpanan produk makanan.
Kriteria Warehouse Staff
Menimbang kebutuhan akan efisiensi pergudangan, sebelum merekrut warehouse staff, biasanya para pengusaha telah menentukan beberapa kriteria yang harus dipenuhi, seperti:
Memahami Mekanisme Kerja Ritel
Setiap warehouse staff memiliki pekerjaan yang berhubungan erat dengan proses penyaluran barang ke tangan pembeli. Menimbang hal ini, setiap individu yang akan ditempatkan sebagai warehouse staff wajib memiliki pengetahuan seputar mekanisme kerja perusahaan ritel.
Memiliki Kemampuan Administrasi
Karena tugas-tugas warehouse staff berkaitan erat dengan penyediaan laporan, maka setiap warehouse staff harus memahami dan terampil dalam hal terkait administrasi pergudangan mulai dari pencatatan arus keluar masuk barang, klasifikasi produk sesuai dengan kriteria SOP, serta hal-hal yang berhubungan dengan dokumentasi.
Teliti, Mampu Bekerjasama dalam Kelompok, dan Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik
Dengan tujuan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pengiriman produk, maka sangat dibutuhkan tenaga kerja warehouse yang memiliki ketelitian. Menimbang peredaran barang dalam gudang tidak dapat dilakukan sendiri, maka setiap warehouse staff diharapkan memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan koordinasi pekerjaan antar tim dapat berjalan sesuai ekspektasi.
Memiliki Fisik yang Kuat
Pekerjaan sebagai karyawan gudang tidak dapat lepas dari pengangkutan barang di area pergudangan untuk waktu yang relatif panjang. Karena itu, setiap karyawan warehouse harus memiliki fisik yang kuat agar dapat bertahan bekerja sesuai dinamika pergudangan.
Kesimpulan
Warehouse staff merupakan salah satu anggota yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan karena berhubungan langsung dengan alur perputaran produk, mulai dari supplier hingga ke tangan konsumen.
Salah satu faktor yang menentukan keberhasilan bisnis perusahaan terletak pada kemampuan manajemennya, terutama dalam segi gudang pergudangan. Karyawan gudang yang baik tidak hanya dituntut agar mampu melakukan pemeliharaan gudang, namun juga harus memiliki ketelitian dalam melakukan pencatatan keluar masuknya produk.
Nah, bagi Anda yang baru merintis bisnis dan bingung bagaimana menyediakan warehouse yang sesuai kebutuhan perusahaan dengan karyawan warehouse yang profesional, kini sudah ada solusi yang lebih murah dan mudah.
Anda dapat memanfaatkan layanan dari Locad yang menawarkan berbagai jenis warehouse sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Tenaga profesional dari Locad siap membantu Anda untuk mengatur produk mulai dari penyimpanannya hingga pengiriman ke alamat konsumen.
Dengan jaringan warehouse yang meluas ke seluruh Asia Pasifik, didukung dengan kepemilikan armada pengiriman sendiri, serta track record pemenuhan pesanan dengan nilai hampir sempurna dari berbagai brand besar yang sudah terlebih dahulu bekerjasama, dapat dipastikan Locad mampu membawa bisnis Anda selangkah lebih maju.
Yuk, kunjungi halaman Locad sekarang dan dapatkan kesempatan konsultasi gratis untuk menentukan jenis layanan yang sesuai dengan bisnis Anda. Jika Anda cepat mengambil keputusan, Anda juga memiliki kesempatan untuk mendapatkan penawaran khusus dari Locad, loh! Jangan sampai kelewatan ya!
