Pernahkah Anda berpikir bagaimana cara kerja warehouse dalam proses pengelolaan gudang? Baik bagi Anda yang sedang ingin bekerja sebagai karyawan pengelola gudang ataupun sebagai pengusaha yang ingin merekrut pekerja gudang baru, artikel ini sangat cocok untuk Anda simak.
Memahami Cara Kerja Warehouse untuk Efisiensi Pengelolaan Gudang
Gudang dan warehouse merupakan kebutuhan mendasar bagi setiap jenis usaha, baik dalam bidang manufaktur maupun bidang distribusi. Jika gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan produk, maka warehouse merupakan tempat penyimpanan produk sekaligus dengan sistem pergudangan yang meningkatkan efisiensi gudang.
Beberapa tujuan dari warehouse yang perlu diketahui oleh para pengusaha, yaitu:
- Karena warehouse merupakan tempat yang baik untuk penyimpanan produk, maka salah satu fungsi dan tujuan dari warehouse adalah untuk mengelola penawaran dan permintaan pasar terhadap produk;
- Sebagai salah satu usaha efisiensi dengan tujuan menekan biaya produksi, warehouse berfungsi sebagai tempat penyimpanan yang aman bagi produk yang telah diproduksi namun belum memiliki permintaan pasar;
- Warehouse digunakan untuk mengontrol produk dengan sistem yang lengkap untuk menyediakan informasi mengenai status ketersediaan serta alur keluar masuk produk sehingga dapat dijadikan sebagai pertimbangan strategi pemasaran dan evaluasi bisnis.
Kebanyakan warehouse hadir lengkap dengan sistem pengelolaan gudang yang akan memudahkan proses pengelolaan tanpa harus mengeluarkan biaya dalam jumlah yang besar.
Selain itu, warehouse pada umumnya telah terhubung dengan berbagai platform e-commerce sehingga, para calon pelanggan dapat langsung memeriksa produk apa saja yang tersedia. Kelebihan ini tentunya meningkatkan efektivitas sistem gudang pergudangan.
Mempelajari Proses Kerja Warehouse
Setelah mengetahui perbedaan gudang dan warehouse, maka kini saatnya Anda memahami alur kerja pergudangan. Baik pengusaha maupun calon karyawan gudang, berikut adalah beberapa proses umum di dalam pergudangan:
Proses Penerimaan dan Verifikasi
Proses penerimaan barang masuk merupakan tahapan awal yang terjadi dalam warehouse dan terbagi menjadi:
Penerimaan Barang dari Pemasok
Warehouse akan menerima produk baik secara langsung dari pabrik maupun dari pemasok produk yang siap untuk dijual. Tahapan awal ini menjadi bagian yang paling penting dari aktivitas warehouse, karena apabila penerimaan produk terkendala, maka aktivitas selanjutnya juga akan terhambat.
Verifikasi Produk yang Diterima
Setelah produk diterima, tahapan selanjutnya yang harus dilakukan adalah melakukan verifikasi terhadap produk. Pada tahapan ini, karyawan gudang yang ditempatkan pada bagian penerimaan harus memastikan produk yang diterima adalah benar merupakan produk yang dipesan dan diterima dalam jumlah yang sesuai dengan pesanan.
Setelah memastikan produk sesuai dengan pesanan dari segi jenis dan kuantitas, maka selanjutnya pegawai warehouse harus melakukan verifikasi kualitas barang untuk memastikan produk yang diterima merupakan produk baru dan dapat digunakan. Terakhir, petugas gudang di bagian penerimaan harus memastikan bahwa produk diterima sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Baik dalam tahapan penerimaan maupun proses verifikasi barang, petugas warehouse diharuskan untuk lebih teliti dan melakukan pencatatan dan pemeriksaan untuk meminimalisir jumlah produk reject dan juga memudahkan distributor serta pelanggan untuk melihat ketersediaan produk yang dapat dipesan.
Proses Penyisihan
Sebelum proses penyimpanan stok barang dalam gudang, ada sebuah proses yang dikenal dengan istilah putaway. Secara harfiah, putaway dapat diartikan sebagai ‘meletakkan sesuatu ke tempat yang benar’, yaitu semua barang yang telah diterima oleh staf penerimaan akan dibawa ke lokasi paling optimal.
Pada proses ini, barang disisihkan sesuai kategori untuk efisiensi penyimpanan, menghemat waktu pemindahan, mengoptimalkan ruang penyimpanan yang ada di gudang, serta menjamin keselamatan karyawan gudang juga produk yang disimpan.
Proses Penyimpanan
Berlanjut dari proses penyisihan atau put-away, aktivitas selanjutnya dalam proses pergudangan adalah proses penyimpanan yang sering kali disebut sebagai operasional gudang.
Dalam proses penyimpanan, karyawan gudang yang bertugas akan menyusun produk ke dalam ruang atau rak penyimpanan sesuai dengan barcode produk. Karyawan gudang yang bekerja pada bagian penyimpanan harus mampu melakukan penyimpanan dan penataan dengan tepat sehingga ruang dalam gudang dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Sistem penyusunan barang biasanya terbagi menjadi beberapa jenis, diantaranya:
Dedicated Storage
Dedicated storage, dikenal juga dengan istilah fixed location dimana setiap produk sudah memiliki tempat yang tetap untuk disimpan dalam gudang. Lokasi yang dimaksud juga tidak dapat diubah maupun digunakan oleh produk jenis lain, meskipun sedang dalam keadaan kosong.
Kelebihan dari jenis penyimpanan barang metode ini adalah sangat membantu karyawan gudang mengingat lokasi peletakan produk, meningkatkan efisiensi proses pergudangan saat pengambilan barang untuk pemenuhan pesanan, serta membuat penataan produk lebih teratur karena telah disusun berdasarkan jenisnya.
Randomised Storage
Metode ini juga dikenal dengan istilah floating lot storage dimana cara penyimpanan barangnya dilakukan secara acak. Anda akan sering menjumpai produk mengalami perpindahan lokasi penyimpanan apabila warehouse Anda menggunakan metode penyimpanan yang satu ini.
Namun metode ini sangat jarang digunakan dan tidak disarankan bagi pengusaha yang memiliki jenis produk yang banyak. Sebab metode penyimpanannya yang memanfaatkan segala ruang yang ada tanpa mempertimbangkan jenis, ukuran, dimensi, dan karakteristik produk akan mempersulit karyawan saat proses pencarian barang.
Class-Based Storage
Dalam metode ini, produk diklasifikasikan dalam beberapa kelas berdasarkan popularitasnya. Contohnya, produk A memiliki pergerakan yang paling cepat dengan sekitar 10%-20% jumlah produk tersimpan dan memberikan kontribusi terhadap omset penjualan hingga mencapai 90%, produk B memiliki pergerakan beberapa persen lebih rendah dibanding produk A, dan seterusnya.
Metode penyimpanan berdasarkan klasifikasi kelas merupakan penyimpanan produk yang paling fleksibel. Produk yang pergerakannya paling cepat akan diletakkan dekat dengan depot sehingga lebih mudah dijangkau. Hanya saja, metode penyimpanan berbasis kelas ini membutuhkan rak penyimpanan yang lebih banyak.
Karyawan gudang yang ditempatkan pada divisi penyusunan harus mampu mempertimbangkan jenis metode mana yang paling sesuai dengan arus pergerakan produk sehingga dapat memudahkan rekan di bagian pengambilan produk dalam menyelesaikan tugasnya.
Proses Pengambilan dan Persiapan Barang
Kehadiran warehouse memiliki tujuan untuk memberikan efisiensi proses pergudangan, sehingga aktivitas yang terjadi di dalam warehouse tidak hanya sebatas penyimpanan produk, tetapi meliputi semua proses optimalisasi rantai pasokan hingga produk siap dikirim.
Pada proses pengambilan barang (picking), staf gudang yang bertugas akan mengambil dan mengumpulkan barang sesuai dengan pesanan yang masuk. Produk yang diambil dan dikumpulkan ini kemudian akan dipersiapkan untuk pengiriman.
Saat proses persiapan, staf yang bertugas akan melakukan pengemasan barang dengan hati-hati, memastikan produk dikemas dengan rapi dan baik untuk mengurangi potensi kerusakan produk di perjalanan akibat metode pengemasan yang kurang aman.
Proses pengambilan dan pengemasan barang merupakan bagian yang paling krusial karena menjadi salah satu faktor penentu kepuasan pelanggan. Bagian ini pada umumnya menjadi bagian dengan biaya operasi yang tidak sedikit.
Pengusaha disarankan untuk mempekerjakan karyawan yang mampu mengoptimasi proses picking untuk menekan angka biaya operasionalnya. Selain itu, petugas karyawan pada bagian ini juga harus mempertimbangkan bukan hanya kecepatan dalam mengumpulkan produk, namun juga tingkat akurasi dari pesanan yang diambil dan keamanan pengemasan.
Selain harus dilakukan dengan mengutamakan keamanan produk, pada saat yang bersamaan pengemasan juga harus memperhatikan dimensi agar tidak terjadi penambahan biaya pengiriman.
Proses Pengiriman dan Pelacakan
Setelah pengemasan produk, maka aktivitas dalam gudang selanjutnya memasuki proses pengiriman barang. Dalam proses ini, pengiriman barang dianggap berhasil apabila telah memenuhi beberapa syarat berikut:
- Produk yang disortir dan diangkut oleh armada pengiriman merupakan produk yang sesuai dengan pesanan;
- Produk dikirim menggunakan armada pengiriman yang tepat;
- Produk diantar ke pelanggan yang tepat sesuai pesanan;
- Produk sampai ke tangan pelanggan secara tepat waktu dan dalam keadaan aman.
Adapun tahapan proses pengiriman terdiri dari:
Pengaturan Pengiriman Barang
Produk yang sudah dikemas dan siap untuk dikirim akan diletakkan pada area khusus untuk diatur pengirimannya. Pengaturan pengiriman barang biasanya dapat dipilah berdasarkan area pengiriman maupun berdasarkan dimensi barang.
Pihak warehouse biasanya akan memilih ekspedisi yang paling tepat dengan mempertimbangkan jarak dan jalur pengantaran produk untuk memastikan produk sampai ke alamat pelanggan dalam waktu sesingkat mungkin.
Verifikasi Sebelum Pengiriman
Petugas warehouse akan melakukan pemeriksaan kembali untuk memastikan alamat penerima sudah sesuai dengan produk yang sudah dikemas dengan tujuan memperkecil kemungkinan terjadinya pengembalian produk akibat ketidaksesuaian produk antara yang dipesan dengan yang diterima.
Pelacakan Real-Time Selama Pengiriman
Salah satu keunggulan warehouse adalah adanya teknologi yang mampu melakukan pelacakan real-time pengiriman sehingga pelanggan maupun pengusaha bisa melakukan pemantauan atas keberadaan produk secara bersamaan dan mengantisipasi terjadinya barang hilang di perjalanan.
Pengelolaan dan Pemeliharaan Persediaan
Alur rantai pasokan biasanya terhenti setelah produk berhasil dikirim sesuai pesanan ke alamat penerima. Namun, cara kerja warehouse tidak berhenti di proses pengiriman saja. Setiap petugas warehouse memiliki kewajiban untuk melakukan pengelolaan persediaan barang.
Proses ini biasanya merupakan kerjasama antara warehouse worker dan stocker. Warehouse worker akan mengawasi keseluruhan proses mulai dari penerimaan hingga pemrosesan barang di warehouse termasuk di dalamnya, mengawasi inventaris dan menjaga kualitas produk agar tetap ditangani sesuai dengan standar yang berlaku.
Stoker kemudian akan bertugas untuk mengatur penyimpanan dan pergerakan masuk keluar barang di area warehouse, memastikan inventaris tersimpan pada tempat yang seharusnya, serta melakukan pemesanan ulang (reorder) barang apabila diperlukan.
Warehouse worker dan stocker akan berkoordinasi untuk memastikan inventaris dalam warehouse dalam jumlah yang pas (tidak kurang maupun lebih) sehingga tidak menghambat proses operasional warehouse.
Memelihara Gudang dan Keamanan
Bagian pemeliharaan gudang dan menjaga keamanan lingkungan gudang menjadi tugas dan tanggung jawab dari supervisor warehouse atau pengawas warehouse dimana individu yang menjabat posisi ini harus mengawasi semua staf warehouse dan memastikan semua aktivitas dalam gudang berjalan mengikuti standar kualitas kontrol yang berlaku.
Warehouse: Langkah Optimasi Rantai Pasokan
Serangkaian aktivitas dalam warehouse yang terlihat mudah sesungguhnya membutuhkan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit. Anda membutuhkan tempat yang mendukung disertai dengan tenaga kerja yang kompeten dan profesional agar implementasi alur kerja yang efektif dapat terlaksana sesuai dengan harapan.
Pengadaan sistem warehouse dengan cara kerja yang terstruktur merupakan salah satu upaya optimalisasi rantai pasokan yang efektif. Sistem warehouse memungkinkan Anda melakukan update terhadap persediaan barang secara aktual.
Sistem pengelolaan warehouse yang canggih menawarkan ketersediaan barang yang mudah diakses oleh distributor dan pelanggan, sehingga proses pesanan dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus datang ke lokasi warehouse untuk memastikan ketersediaan produk.
Keberadaan warehouse dan sistem pengelolaannya merupakan sebuah kunci dari pergudangan yang sukses. Namun, karena biaya yang dibutuhkan tidak sedikit, seringkali para pengusaha yang baru memulai bisnis kecilnya merasa kesulitan untuk membangun gudang dengan sistem warehouse yang mumpuni.
Untungnya, Locad memahami keluhan Anda dan hadir sebagai salah satu penyedia layanan fulfillment Indonesia yang mencakup layanan warehouse untuk mendukung bisnis Anda. Sebagai perusahaan fulfillment, Locad telah berhasil memenuhi 95% pesanan di hari yang sama dengan tingkat akurasi sebesar 99.99% dan kepuasan pelanggan setinggi 90 dari 100.
Bersama Locad, Anda dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda dan mendistribusikan produk Anda hingga ke seluruh Asia Pasifik, mempercepat proses pengiriman Anda, dan menurunkan kesalahan pencatatan stok. Jadi tunggu apalagi? Kunjungi situs Locad sekarang dan dapatkan konsultasi untuk memilih layanan paling tepat bagi bisnis Anda!
